Como gerenciar doações e assinaturas no dia a dia

As duas telas de Gestão

Transações lista cada doação, pontual ou parcela de recorrência: é o extrato. Assinaturas lista cada compromisso recorrente: é a carteira. Uma assinatura ativa gera uma transação por mês; uma transação pontual não gera nada depois.

A rotina semanal

1. Transações › visão Pendentes

   Boletos gerados e não pagos. Os que vencem nesta semana merecem um lembrete pelo WhatsApp da linha. Pix pendente por mais de um dia não vai ser pago: ignore.

2. Transações › visão Falhas de cartão

   Recorrências cujo último cartão foi recusado. Para cartão vencido ou trocado, envie o link de recuperação hoje; para limite, espere a próxima tentativa automática.

3. Assinaturas › visão Em recuperação

   A mesma lista, vista pela assinatura. Aqui você vê a próxima tentativa e quantas parcelas já foram pagas: um doador com 20 parcelas pagas merece uma ligação.

4. Home

   Um olhar no arrecadado e nos doadores novos da semana. Se o número de novos caiu, o problema é divulgação, não gestão.

Estornos e contestações

Um estorno devolve o valor ao doador. Ele acontece de dois jeitos: a organização solicita, dentro da transação, por pedido do doador ou por duplicidade; ou o doador contesta a cobrança no banco, e o meio de pagamento devolve. Nos dois casos a transação passa a Estornado e sai do saldo.

• Doador pediu: estorne pelo painel. É rápido e evita uma contestação, que custa mais.
• Duplicidade: estorne a segunda. O recibo da primeira continua válido.
• Contestação no banco: aparece sozinha como Estornado. Se for indevida, o detalhe da transação tem os dados para responder à contestação.

O fechamento do mês

1. Exporte as transações pagas do mês

   Transações, Período = mês, Status = Pago, Exportar. O arquivo vai para Análise › Relatórios exportados.

2. Compare com o extrato e com o saldo

   O bruto do relatório é o que os doadores pagaram; o líquido é o que entra no saldo. Saques do mês estão em Finanças › Transferências.

3. Registre o que entrou fora

   Transferências e dinheiro viram transações offline, para o relatório e o histórico ficarem inteiros.

4. Olhe os cancelamentos

   Análise › Motivos de cancelamento. Se o motivo dominante for “falha de pagamento”, a rotina semanal precisa apertar.

5. Confira o total mensal das assinaturas

   É a previsão do mês seguinte. Compare com o realizado deste mês para ver a diferença entre previsto e pago.

O que o doador recebe e vê

• E-mail de agradecimento com recibo a cada doação paga, no template da organização.
• Aviso de falha de cartão, com o link para atualizar, a cada tentativa recusada.
• Painel do doador (doador.doare.org): entra pelo e-mail, sem senha, vê o histórico, baixa recibos, muda valor e data da recorrência, pausa e cancela.
• Recibo anual, com o total doado no ano, para a declaração de imposto de renda.