Você não tem uma planilha.
Você tem uma relação.

Não. O CRM faz parte da plataforma da Doare e não tem cobrança por número de contatos na base. Ferramentas de CRM genéricas costumam cobrar por faixa de contatos, o que penaliza justamente a organização que cresceu — e leva muita ONG a apagar contato antigo para caber no plano.

Como a Doare é remunerada pela operação de doação, não faz sentido cobrar para você guardar quem doou.

Sim. As doações processadas pela Doare já entram automaticamente. O histórico anterior, que costuma estar em planilha, é importado com apoio do time — é o passo em que mais vale a pena ter ajuda, porque é onde aparecem duplicidades, CPF faltando e o mesmo doador cadastrado com dois e-mails.

Doações que continuam chegando fora do sistema, como cheque, transferência combinada e dinheiro de evento, podem ser cadastradas manualmente a qualquer momento e passam a contar no total do doador.

Toda doação processada pela plataforma, com valor, data, forma de pagamento e campanha de origem; e os e-mails transacionais disparados pela Doare, com o status real de cada um — enviado, recebido, aberto e clicado.

O que não passa pela plataforma — uma ligação, uma reunião, uma conversa no WhatsApp — você registra como atividade manual, e ela aparece na mesma linha do tempo.

A segmentação é você quem monta: escolhe os critérios que quiser combinar (valor, frequência, data da última doação, campanha, tag) e vê quantas pessoas caem no grupo. Serve para uma pergunta específica.

A Matriz RFM é automática: ela classifica toda a base em nove perfis — campeões, leais, promissores, em risco, ausentes e assim por diante — cruzando recência, frequência e valor. Serve para enxergar a saúde da base sem precisar formular a pergunta. Na prática as duas se completam.

A plataforma registra base legal, finalidade e consentimento por titular, respeita descadastro em toda comunicação, criptografa os dados em trânsito e em repouso e mantém trilha de auditoria de quem acessou e alterou cada ficha. Também dá conta de pedidos de acesso, correção e exclusão.

A responsabilidade de definir a política de privacidade, a base legal aplicável e o tempo de retenção continua sendo da organização, que é a controladora dos dados. A Doare atua como operadora e fornece os controles — a decisão jurídica é tomada com o encarregado de dados ou a assessoria da instituição.

O contrário do CRM não é "menos trabalho" — é o trabalho invisível de procurar em três planilhas, perguntar no grupo quem falou com quem, e refazer o relatório do conselho toda vez. Como o registro das doações e dos e-mails é automático, a rotina que sobra para a equipe é pequena: cadastrar o que veio de fora e anotar as conversas relevantes.

A recomendação do nosso time para equipes enxutas é começar com dois ou três segmentos que realmente mudam a ação — por exemplo "doou uma vez e sumiu" e "recorrente há mais de um ano" — em vez de tentar organizar tudo de uma vez.